Pax8 Datenschutzerklärung für Stellenbewerber
Erfahren Sie mehr über unsere Verpflichtungen hinsichtlich des Datenschutzes
Diese Datenschutzerklärung informiert Sie darüber, was mit den personenbezogenen Informationen geschieht, die Sie uns zur Verfügung stellen oder die wir von Ihnen oder über Sie sammeln können. Sie enthält auch nützliche Informationen darüber, an wen Sie sich wenden können, wenn Sie eine Frage oder ein Anliegen haben.
Pax8, Inc. und/oder die mit ihr verbundenen Unternehmen („Pax8“, „wir“, „uns“, „unser“ oder das „Unternehmen“) sind verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Informationen, wie in dieser Erklärung beschrieben, in Bezug auf die Sammlung, Aufbewahrung, Verwendung und sonstige Verarbeitung von personenbezogenen Informationen, die im Rahmen des Einstellungs- und Rekrutierungsprozesses erlangt werden, und fungieren als Verantwortlicher für diese personenbezogenen Informationen.
Als für die Verarbeitung personenbezogener Informationen Verantwortlicher sind wir für die Entscheidung verantwortlich, wie wir Informationen über Sie verarbeiten. Wir nehmen Ihre Privatsphäre ernst und verpflichten uns, Ihre personenbezogenen Informationen zu jeder Zeit zu schützen. Wir werden Ihre personenbezogenen Informationen nur in Übereinstimmung mit der Datenschutzgesetzgebung in der Region, in der Sie sich befinden, verarbeiten, einschließlich aller Ersatzgesetze, die gegebenenfalls in Kraft treten.
Wir können personenbezogene Informationen (einschließlich besonderer Kategorien/sensibler Daten und personenbezogener Informationen in Bezug auf strafrechtliche Verurteilungen) erfassen, die Sie zur Unterstützung einer Bewerbung für eine Stelle bei uns einreichen.
Wenn Sie sich um eine Stelle bei Pax8 bewerben, können wir die folgenden Informationen über Sie sammeln und verarbeiten:
• Ihre Identifikationsdaten, z. B. Ihren Namen, Ihre Adresse, Ihr Geburtsdatum, Ihr Geschlecht und Ihre Kontaktdaten, einschließlich E-Mail-Adresse und Telefonnummer.
• Einzelheiten zu Ihren Qualifikationen, Fähigkeiten, Erfahrungen, Ihrer Ausbildung und Ihrem beruflichen Werdegang, einschließlich Ihrer Fähigkeit, die Stellenanforderungen zu erfüllen.
• Informationen über Ihre aktuelle Vergütung, einschließlich der Leistungsansprüche, soweit dies nach geltendem Recht zulässig ist.
• Nachweis über Ihren Anspruch auf Arbeit.
• Daten, die Sie in Lebensläufen, Briefen, Arbeitsproben oder anderen schriftlichen Unterlagen einreichen, die für die Beurteilung einer Beschäftigung erforderlich sind.
• Daten, die von Interviewern und Personalvermittlern auf der Grundlage von Interaktionen mit Ihnen generiert werden.
• Sozialversicherungsnummern.
• Mitgliedschaft in einer Gewerkschaft oder in einem Berufs- oder Wirtschaftsverband.
• Einwanderungsstatus und Arbeitserlaubnis.
• Informationen über Ihren Gesundheitszustand, z. B. über eine eventuelle Behinderung.
Soweit es für die Stelle, auf die Sie sich bewerben, angemessen und relevant ist, können wir Hintergrundüberprüfungen, einschließlich Überprüfungen des strafrechtlichen Hintergrunds, durchführen, sofern dies nach geltendem Recht zulässig ist. Hintergrundüberprüfungen werden in Übereinstimmung mit dem geltenden Recht durchgeführt.
Sie sind weder gesetzlich noch vertraglich verpflichtet, Pax8 während des Einstellungsverfahrens Ihre personenbezogenen Informationen zur Verfügung zu stellen. Wenn Sie diese Informationen jedoch nicht bereitstellen, können wir Ihren Antrag möglicherweise nicht ordnungsgemäß oder überhaupt nicht bearbeiten.
Wir sammeln personenbezogene Informationen über Bewerber aus den folgenden Quellen:
• von Ihnen, dem Bewerber.
• von derzeitigen Pax8-Mitarbeitern, die Sie für eine Stelle bei uns empfehlen oder nominieren.
• von Personalvermittlungen.
• von staatlichen Behörden (z. B. lokalen Steuerbehörden).
• von Ihren benannten Referenzpersonen, die Sie gebeten haben, uns Referenzen vorzulegen.
• soweit gesetzlich zulässig, von Drittanbietern von Hintergrundüberprüfungen, Kreditauskunfteien, Agenturen zur Betrugsprävention, Agenturen zur Überprüfung von Sanktionen und Vorstrafen; und
• soweit gesetzlich zulässig, aus anderen öffentlich zugänglichen Quellen, wie z. B. Social Media Networking Sites (wie LinkedIn, Instagram und Twitter).
Wir können personenbezogene Informationen verarbeiten, um:
| Zweck der Verarbeitung | Rechtsgrundlage |
| Ihre Fähigkeiten, Qualifikationen und Ihre Eignung für die Stelle zu beurteilen, einschließlich der Einholung von Referenzen und der Durchführung geeigneter Hintergrundüberprüfungen. | Berechtigte Interessen (um sicherzustellen, dass wir geeignete Kandidaten einstellen). |
| Einstellungsprozesse (einschließlich Verhandlungen und Kommunikation mit Ihnen über Ihre Bewerbung). | Berechtigte Interessen (um einen fairen und effizienten Einstellungsprozess durchzuführen). |
Einhaltung unserer gesetzlichen und behördlichen Verpflichtungen, einschließlich derer:
| zur Einhaltung gesetzlicher Verpflichtungen. |
| Aufzeichnung von Interviews für die Qualitätskontrolle und zur Schulung unserer Interviewer. | Je nach den örtlichen Gesetzen entweder legitime Interessen (zur Überwachung der Qualität unserer Interviewer) oder Ihre Zustimmung. |
| Durchführung der Überwachung der Chancengleichheit. | Einwilligung. |
| Durchführung von Analysen in Bezug auf die Einstellungspraktiken von Pax8. | Berechtigte Interessen (um sicherzustellen, dass wir unsere Einstellungspraktiken verbessern können, falls erforderlich). |
| Bearbeitung von Rechtsstreitigkeiten, an denen Sie oder andere künftige, derzeitige oder frühere Angestellte, Arbeiter oder Auftragnehmer beteiligt sind. | Berechtigte Interessen (zur Begründung, Ausübung oder Abwehr von Rechtsansprüchen). |
| Qualitätssicherung, Überwachung und Personalschulung. | Berechtigte Interessen (um sicherzustellen, dass unsere Einstellungspraktiken ordnungsgemäß durchgeführt werden). |
| Förderung der Sicherheit unseres Personals (einschließlich der Erkennung und Unterbindung von Bedrohungen für unser Personal und Eigentum). | Berechtigte Interessen (um das Wohlergehen und die Sicherheit unserer Mitarbeiter zu gewährleisten). |
Bitte beachten Sie, dass die Liste der Verarbeitungstätigkeiten in diesem Abschnitt nicht erschöpfend ist. Sie veranschaulichen die verschiedenen Arten der Verarbeitung, die wir vornehmen können. Bitte wenden Sie sich an den Datenschutzbeauftragten von Pax8, wenn Sie eine Frage dazu haben, ob wir Ihre Daten für einen bestimmten, in diesem Abschnitt nicht aufgeführten Zweck verarbeiten.
Wenn Sie keine personenbezogenen Informationen bereitstellen
Wenn Sie die für die Prüfung Ihrer Bewerbung erforderlichen Informationen (z. B. Qualifikationsnachweise oder Arbeitsnachweise) bei entsprechender Aufforderung nicht vorlegen, können wir Ihre Bewerbung nicht erfolgreich bearbeiten.
Wie wir besondere Kategorien von Informationen oder sensible personenbezogene Informationen verwenden
Wir verarbeiten besondere Kategorien von personenbezogenen Informationen oder sensible personenbezogene Informationen für folgende Zwecke:
• Erfüllung der Verpflichtungen, die wir haben, um sowohl die Rechte von Pax8 als auch Ihre spezifischen Rechte auszuüben, die sich aus den Arbeitsgesetzen ergeben;
• Feststellung, Geltendmachung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen; und
• um es im Falle von personenbezogenen Informationen über Ihre körperliche oder geistige Gesundheit Pax8 zu ermöglichen, Ihre Arbeitsfähigkeit zu beurteilen und Entscheidungen für arbeitsmedizinische Zwecke zu treffen.
Automatisierte Entscheidungsfindung
Zur Zeit trifft Pax8 keine Entscheidungen im Einstellungsprozess mit Hilfe automatisierter Mittel. Wenn wir eine wesentliche Änderung an der Art und Weise vornehmen, wie wir Ihre personenbezogenen Informationen verarbeiten, werden wir Sie darüber informieren und möglicherweise auch diese Datenschutzerklärung ändern.
Wie wir Ihre personenbezogenen Informationen an Dritte weitergeben können
Wir können Ihre personenbezogenen Informationen weitergeben:
• Intern an unsere Muttergesellschaft, verbundene Unternehmen, Tochtergesellschaften und andere Geschäftseinheiten und Abteilungen innerhalb von Pax8 für den Rekrutierungs- und Stellenauswahlprozess. Dazu gehören beispielsweise Mitglieder des Personal- und Einstellungsteams, am Einstellungsverfahren beteiligte Interviewer, Manager in dem Geschäftsbereich, in dem eine Stelle zu besetzen ist, und IT-Mitarbeiter, wenn der Zugriff auf die Daten für die Erfüllung ihrer Aufgaben erforderlich ist.
• An Dritte, einschließlich Dritten mit Sitz in den USA, die wir mit der Erbringung von Dienstleistungen wie Hosting, Unterstützung und Wartung von Rekrutierungsplattformen beauftragen. Diese Dienstleister unterliegen strengen vertraglichen Verpflichtungen zur Datenverarbeitung und verwenden die Daten nicht für ihre Zwecke, sondern verarbeiten sie nur in unserem Auftrag und gemäß unseren Anweisungen.
• Sollten wir Ihnen ein Stellenangebot unterbreiten, können wir uns an frühere Arbeitgeber wenden, um Referenzen für Sie einzuholen (wenn wir ein berechtigtes Interesse an der Überprüfung Ihrer Angaben haben und dies zu Überprüfungszwecken erforderlich ist oder wenn Sie uns die Erlaubnis erteilt haben, Ihren früheren Arbeitgeber zu kontaktieren), und mit Anbietern von Hintergrundüberprüfungen in Verbindung treten, um alle erforderlichen Hintergrundüberprüfungen einzuholen, soweit solche Hintergrundüberprüfungen nach geltendem Recht zulässig sind und notwendig sind, um Ihre Eignung für die Rolle/Stelle, für die Sie sich bewerben, zu beurteilen.
• Wenn wir an einer Umstrukturierung, einer Fusion, einer Übernahme oder einem Verkauf einiger oder aller unserer Vermögenswerte beteiligt sind. In diesem Fall können wir Ihre personenbezogenen Informationen an den potenziellen Verkäufer oder Käufer (und/oder dessen Berater) weitergeben. Der Empfänger der personenbezogenen Informationen wird die Daten wie in dieser Erklärung beschrieben verarbeiten und/oder zusätzliche Hinweise in Übereinstimmung mit dem geltenden Recht geben.
• Um geltendes Recht zu befolgen oder unsere Rechte und Interessen zu schützen. So können wir beispielsweise Ihre personenbezogenen Informationen offenlegen, wenn wir feststellen, dass eine solche Offenlegung vernünftigerweise notwendig ist, um das Gesetz einzuhalten, unsere oder die Rechte, das Eigentum oder die Interessen anderer zu schützen oder um Betrug oder Missbrauch zu verhindern.
Wenn wir Ihre personenbezogenen Informationen weitergeben, werden wir geeignete Sicherheitsvorkehrungen treffen, um sicherzustellen, dass diese Weitergabe in Übereinstimmung mit den geltenden Datenschutzgesetzen und -vorschriften erfolgt. Um dieses Schutzniveau für Ihre personenbezogenen Informationen zu gewährleisten, kann Pax8 eine Datenübertragungsvereinbarung mit dem Drittempfänger verwenden.
Bitte kontaktieren Sie uns, wenn Sie weitere Informationen über den spezifischen Mechanismus wünschen, den wir für die Übermittlung Ihrer personenbezogenen Informationen verwendet haben.
Datensicherheit
Wir haben geeignete Sicherheitsmaßnahmen ergriffen, um zu verhindern, dass Ihre personenbezogenen Informationen versehentlich verloren gehen, unbefugt verwendet oder abgerufen, verändert oder offengelegt werden. Darüber hinaus beschränken wir den Zugriff auf Ihre personenbezogenen Informationen auf diejenigen Mitarbeiter, Vertreter, Auftragnehmer und sonstige Dritte, die diese Daten aus geschäftlichen Gründen kennen müssen. Sie verarbeiten Ihre personenbezogenen Informationen nur auf unsere Weisung hin und sind zur Vertraulichkeit verpflichtet.
Wir haben Verfahren für den Umgang mit mutmaßlichen Verstößen gegen die Datensicherheit eingerichtet und werden Sie und alle zuständigen Aufsichtsbehörden über einen mutmaßlichen Verstoß gegen die Datensicherheit informieren, sofern wir gesetzlich dazu verpflichtet sind.
Internationale Übertragung
Ihre personenbezogenen Informationen werden auf Servern in den Vereinigten Staaten, Großbritannien oder dem EWR gespeichert.
Sofern dies nach geltendem Recht erforderlich ist, wird Ihre Zustimmung zur Weitergabe Ihrer Daten außerhalb Ihres Heimatlandes im Rahmen Ihrer Bewerbung eingeholt.
Da wir ein internationales Unternehmen sind, können autorisierte Mitarbeiter in jedem Land, in dem wir tätig sind, auf Ihre Daten zugreifen. Daher kann es notwendig sein, Ihre Daten an Mitglieder unserer Gruppe zu übermitteln, die in Ländern ansässig sind, in denen möglicherweise nicht die gleichen Datenschutzgesetze gelten wie in Ihrem eigenen Land. Möglicherweise müssen wir Ihre Daten auch an Drittanbieter in anderen Ländern übertragen.
Unabhängig davon, wohin Ihre personenbezogenen Informationen übertragen werden, werden wir angemessene Schutzmaßnahmen ergreifen, um sicherzustellen, dass Ihre Daten sicher und in Übereinstimmung mit dem geltenden Recht behandelt werden. Für Personen im EWR und im Vereinigten Königreich bedeutet dies in der Regel den Abschluss von Standardvertragsklauseln mit den Empfängern Ihrer Daten, die sich in Ländern befinden, die nicht als Länder mit angemessenen Datenschutzgesetzen anerkannt sind. Weitere Einzelheiten zu diesen Schutzmaßnahmen erfahren Sie vom Datenschutzbeauftragten, dessen Kontaktdaten Sie unten finden.
Wie lange wir Ihre personenbezogenen Informationen aufbewahren
Wir werden Ihre personenbezogenen Informationen nicht länger aufbewahren, als es für die Erfüllung unserer Verpflichtungen oder zur Erreichung des Zwecks, für den die Daten erhoben wurden, erforderlich ist, oder wie es nach geltendem Recht zulässig sein kann. Sofern nicht anderweitig gesetzlich vorgeschrieben oder untersagt, können wir die personenbezogenen Informationen von nicht erfolgreichen Bewerbern bis zu vier Monate nach der Einstellungsentscheidung aufbewahren. In einigen Fällen können Sie sich damit einverstanden erklären, dass wir Ihre personenbezogenen Informationen länger aufbewahren, wenn Sie für zukünftige Stellen in Betracht gezogen werden möchten.
Wenn Ihre Bewerbung erfolgreich ist, werden die während des Einstellungsverfahrens gesammelten personenbezogenen Informationen in Ihre Personalakte übertragen und während Ihrer Beschäftigung aufbewahrt. Die Zeiträume, in denen Ihre Daten gespeichert werden, werden Ihnen in der Datenschutzerklärung für Mitarbeiter mitgeteilt.
Sie können bestimmte Rechte in Bezug auf Ihre personenbezogenen Informationen haben, die den lokalen Datenschutzgesetzen unterliegen. Je nach den geltenden Gesetzen können diese Rechte umfassen das Recht:
• auf Zugriff auf Ihre in unserem Besitz befindlichen personenbezogenen Informationen
• darauf, mehr darüber zu erfahren, wie wir Ihre personenbezogenen Informationen verarbeiten
• auf Berichtigung unrichtiger personenbezogener Informationen und unter Berücksichtigung des Zwecks der Verarbeitung der personenbezogenen Informationen auf Sicherstellung, dass diese vollständig sind
• auf Löschung oder Entfernung Ihrer personenbezogenen Informationen
• auf Einschränkung unserer Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Informationen
• auf Übermittlung Ihrer personenbezogenen Informationen an einen anderen Verantwortlichen, soweit dies möglich ist
• auf Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Informationen
• auf Ablehnung bestimmter Arten der Weitergabe Ihrer personenbezogenen Informationen an Dritte
• nicht Gegenstand einer Entscheidung zu sein, die ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung, einschließlich Profiling, beruht und rechtliche Auswirkungen hat („Automatisierte Entscheidungsfindung“);
• Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen (soweit wir die Verarbeitung auf eine Einwilligung stützen), ohne dass die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung, die vor dem Widerruf auf dieser Einwilligung beruhte, berührt wird; und
• Nicht diskriminiert zu werden, weil Sie Ihre oben beschriebenen Rechte wahrnehmen.
Wenn Sie Ihre personenbezogenen Informationen überprüfen, verifizieren, korrigieren oder ihre Löschung beantragen möchten, der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Informationen widersprechen wollen oder verlangen, dass wir eine Kopie Ihrer personenbezogenen Informationen an eine andere Partei weitergeben, wenden Sie sich bitte an [email protected]
Recht auf Widerruf Ihrer Einwilligung
Als Sie sich für diese Stelle beworben haben, haben Sie uns Ihr Einverständnis gegeben, dass wir Ihre personenbezogenen Informationen für die Zwecke des Einstellungsverfahrens verarbeiten dürfen. Sie haben das Recht, Ihre Zustimmung zur Verarbeitung für diesen Zweck jederzeit zu widerrufen. Um Ihre Zustimmung zu widerrufen, kontaktieren Sie bitte [email protected]. Sobald wir die Mitteilung erhalten haben, dass Sie Ihre Zustimmung widerrufen haben, werden wir Ihre Bewerbung nicht mehr bearbeiten und Ihre personenbezogenen Informationen gemäß unserer Aufbewahrungsrichtlinie sicher entsorgen.
Kontaktinformationen
Pax8 hat einen Datenschutzbeauftragten und einen EU-Beauftragten ernannt. Wenn Sie Ihre Rechte in Bezug auf Ihre personenbezogenen Informationen ausüben möchten oder wenn Sie Fragen zu dieser Datenschutzerklärung oder unseren Datenschutzpraktiken haben, füllen Sie bitte dieses Formular aus, schicken Sie uns eine E-Mail an [email protected], rufen Sie uns über 1-855-884-PAX8 (7298) an, oder schreiben Sie uns an:
Z. Hd.: Datenschutzbeauftragter
Pax8, Two the Distillery
2 Avon Street
Bristol BS2 0GR, UK
[email protected]
Z. Hd.: EU-Beauftragter
Pax8 Deutschland GmbH
Schumannstraße 27
60325 Frankfurt am Main
Deutschland
[email protected]
Wenn Sie uns kontaktieren, geben Sie bitte an, in welchem Land und/oder Staat Sie wohnen.
Wir verpflichten uns, mit Ihnen zusammenzuarbeiten, um eine faire Lösung für alle Beschwerden oder Bedenken bezüglich des Datenschutzes zu finden. Wenn Sie jedoch der Meinung sind, dass wir nicht in der Lage waren, Ihnen bei Ihrer Beschwerde oder Ihrem Anliegen zu helfen, und Sie sich im Europäischen Wirtschaftsraum oder im Vereinigten Königreich befinden, haben Sie das Recht, eine Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde einzureichen. Wenn Sie in einem Land arbeiten oder wohnen, das Mitglied der Europäischen Union oder des EWR ist, finden Sie die Kontaktdaten der für Sie zuständigen Datenschutzbehörde auf folgenden Website.