Kebijakan Privasi Pelamar Kerja Pax8
Pelajari lebih lanjut komitmen kami terhadap perlindungan privasi
Kebijakan privasi ini menjelaskan kepada Anda apa yang terjadi pada informasi pribadi apa pun yang Anda berikan kepada kami, atau informasi apa pun yang kami mungkin kumpulkan dari atau tentang Anda. Kebijakan privasi ini juga berisi informasi berguna tentang siapa yang harus dihubungi jika Anda punya pertanyaan atau permintaan.
Pax8, Inc., dan/atau entitas afiliasinya (“Pax8”, “kami”, “kita”, “milik kami”, atau “Perusahaan”) bertanggung jawab atas pemrosesan Informasi Pribadi milik Anda seperti dijelaskan di dalam kebijakan ini, terkait pengumpulan, penyimpanan, penggunaan, dan pemrosesan informasi pribadi lainnya yang diperoleh lewat proses rekrutmen dan penerimaan karyawan, dan bertindak sebagai pengendali Informasi Pribadi tersebut.
Sebagai pengendali informasi pribadi, kami bertanggung jawab dalam memutuskan cara kami memproses informasi tentang Anda. Kami menganggap privasi Anda masalah serius dan berkomitmen penuh melindungi informasi pribadi milik Anda sepanjang waktu. Kami hanya akan memproses informasi pribadi milik Anda sesuai undang-undang privasi di kawasan tempat Anda tinggal, dan ini mencakup undang-undang pengganti apa pun yang berlaku kapan saja.
Kami mungkin mengumpulkan informasi pribadi (termasuk kategori khusus/data sensitif, dan informasi terkait catatan kejahatan) yang Anda berikan untuk digunakan untuk mendukung lamaran untuk suatu posisi bersama kami.
Saat Anda melamar untuk suatu pekerjaan di Pax8, kami mungkin mengumpulkan dan memproses informasi berikut tentang Anda:
- Data identitas Anda, seperti, nama, alamat, tanggal lahir, jenis kelamin, serta data kontak Anda, termasuk alamat email dan nomor telepon.
- Data kualifikasi, keterampilan, pengalaman, pendidikan, dan riwayat pekerjaan Anda, termasuk kemampuan Anda untuk memenuhi persyaratan kerja.
- Informasi tentang gaji Anda sekarang, termasuk hak manfaat sepanjang diizinkan oleh peraturan yang berlaku.
- Bukti hak Anda untuk bekerja.
- Data yang Anda kirim dalam résumé / CV, surat, sampel tulisan, atau materi tulis lain yang diperlukan untuk penilaian lamaran.
- Data yang dibuat oleh pewawancara dan perekrut berdasarkan interaksi dengan Anda.
- Nomor jaminan sosial.
- Keanggotaan dalam serikat pekerja atau keanggotaan dalam asosiasi profesi atau pekerjaan.
- Status imigrasi dan izin kerja.
- Informasi tentang kesehatan Anda, termasuk disabilitas yang mungkin Anda sandang.
Berdasarkan pekerjaan yang Anda lamar, kami dapat melakukan pemeriksaan latar belakang, termasuk pemeriksaan catatan kejahatan, sepanjang diperbolehkan oleh peraturan yang berlaku. Pemeriksaan latar belakang dilaksanakan sesuai peraturan yang berlaku.
Secara hukum ataupun kontrak, Anda tidak diwajibkan untuk memberikan informasi pribadi Anda kepada Pax8 selama proses rekrutmen. Akan tetapi, jika Anda tidak memberikan informasi tersebut, kami mungkin tidak akan dapat memproses lamaran secara semestinya, atau sama sekali.
Kami mengumpulkan informasi pribadi tentang calon dari beberapa sumber berikut:
- Anda, sebagai calon karyawan.
- Karyawan lama Pax8 yang mereferensikan atau menominasikan Anda untuk suatu posisi bersama kami.
- Agen rekrutmen.
- Otoritas pemerintah (misalnya, otoritas pajak setempat).
- Pemberi referensi yang Anda minta menyediakan referensi bagi kami.
- Bila diizinkan oleh peraturan, penyedia pemeriksaan latar belakang pihak ketiga, badan referensi kredit, badan pencegahan kecurangan, badan pemeriksa sanksi dan badan pemeriksa catatan kejahatan; serta
- Bila diizinkan oleh peraturan, sumber lain yang tersedia secara umum, seperti situs jejaring media sosial (misalnya, LinkedIn, Instagram, dan Twitter).
Kami dapat memproses informasi pribadi untuk:
Tujuan pemrosesan | Dasar hukum |
Mengukur keterampilan, kualifikasi, dan kesesuaian Anda untuk peran tersebut, termasuk meminta referensi dan melakukan pemeriksaan latar belakang sesuai kebutuhan. | Kepentingan sah (untuk memastikan kami merekrut kandidat yang sesuai). |
Proses rekrutmen (termasuk negosiasi dan komunikasi dengan Anda tentang lamaran yang Anda ajukan). | Kepentingan sah (menjalankan proses rekrutmen yang adil dan efisien). |
Melaksanakan kewajiban kami berdasarkan hukum dan peraturan, termasuk untuk:
| Mematuhi kewajiban hukum. |
Merekam wawancara untuk tujuan kendali mutu dan melatih pewawancara kami. | Tergantung peraturan setempat, kepentingan sah (untuk memantau kualitas pewawancara kami) atau persetujuan Anda. |
Melaksanakan pemantauan terhadap peluang yang setara. | Persetujuan. |
Melakukan analisis terkait praktik rekrutmen Pax8. | Kepentingan sah (untuk memastikan kami dapat meningkatkan proses rekrutmen kami bilamana perlu). |
Berurusan dengan sengketa hukum apa pun yang melibatkan Anda atau karyawan, pekerja, atau kontraktor, baik yang calon, masih aktif, atau sudah mantan. | Kepentingan sah (untuk mengajukan, melaksanakan, ataupun membela diri terhadap gugatan hukum). |
Tujuan pemantauan penjaminan mutu dan pelatihan staf. | Kepentingan sah (untuk memastikan praktik rekrutmen kami dijalankan dengan benar). |
Meningkatkan keselamatan dan keamanan personel (termasuk dengan mendeteksi dan menghentikan ancaman terhadap personel dan harta benda kami). | Kepentingan sah (untuk memastikan kesejahteraan dan keselamatan staf kami). |
Mohon perhatikan bahwa daftar aktivitas pemrosesan pada pasal ini belum mencakup semua. Daftar aktivitas pemrosesan ini hanya gambaran berbagai tipe pemrosesan yang kami mungkin lakukan. Silakan hubungi DPO Pax8 jika Anda punya pertanyaan apakah kami memproses data Anda untuk tujuan spesifik yang tidak disebutkan pada pasal ini.
Jika Anda menolak menyediakan informasi pribadi
Jika Anda menolak menyediakan informasi pribadi saat diminta, yang kami perlukan untuk mempertimbangkan lamaran Anda (misalnya, bukti kualifikasi atau riwayat pekerjaan), kami tidak akan dapat memproses lamaran Anda dengan sempurna.
Cara kami menggunakan informasi dengan kategori khusus atau informasi sensitif
Kami memproses kategori khusus yaitu informasi pribadi atau informasi pribadi yang sensitif untuk:
- Menjalankan kewajiban kami guna melaksanakan hak-hak khusus Anda maupun Pax8 berdasarkan undang-undang tenaga kerja;
- Mengajukan, melancarkan, atau membela diri terhadap gugatan hukum; serta
- Untuk informasi pribadi tentang kesehatan fisik atau mental Anda, memungkinkan Pax8 mengukur kapasitas kerja Anda serta mengambil keputusan untuk tujuan kesehatan kerja.
Pengambilan keputusan otomatis
Saat ini, Pax8 tidak mengambil keputusan apa pun dalam proses rekrutmen menggunakan sarana otomatis. Jika kami melakukan perubahan nyata pada cara kami memproses informasi pribadi Anda, kami akan memberi tahu Anda dan juga akan mengubah Kebijakan Privasi ini.
Bagaimana kami membagikan data pribadi Anda ke pihak ketiga
Kami dapat membagikan informasi pribadi Anda:
- Secara internal kepada perusahaan induk, afiliasi, anak perusahaan kami, dan unit usaha serta departemen lain dalam Pax8 untuk proses rekrutmen dan seleksi karyawan. Mereka dapat mencakup, antara lain, anggota tim sumber daya manusia dan rekrutmen, pewawancara yang terlibat dalam proses rekrutmen, manajer di area bisnis yang membuka lowongan, serta staf TI jika diperlukan akses ke data tersebut untuk melaksanakan peran mereka.
- Kepada pihak ketiga, termasuk pihak ketiga yang berada di AS, yang kami libatkan untuk menyediakan layanan seperti hosting, dukungan, dan pemeliharaan platform rekrutmen. Penyedia layanan ini terikat oleh kewajiban yang ketat tentang pemrosesan data kontraktual serta tidak menggunakan data ini untuk keperluan mereka tetapi hanya memproses data tersebut untuk kepentingan kami serta sesuai petunjuk dari kami.
- Jika kami menawarkan pekerjaan kepada Anda, kami dapat menghubungi kantor lama untuk meminta referensi tentang Anda (jika kami punya kepentingan yang wajar untuk memverifikasi informasi Anda dan hal ini diperlukan untuk tujuan verifikasi atau jika Anda telah mengizinkan kami untuk menghubungi kantor lama Anda) dan kepada penyedia layanan pemeriksaan latar belakang, sepanjang pemeriksaan latar belakang semacam itu diperbolehkan oleh undang-undang yang berlaku dan diperlukan guna mengukur kesesuaian Anda untuk peran/pekerjaan yang Anda lamar.
- Jika kami terlibat dalam reorganisasi, merger, akuisisi, atau penjualan sebagian atau semua aset kami, yang mengharuskan kami mengungkap informasi pribadi Anda kepada calon penjual atau pembeli (dan/atau penasihat mereka). Penerima informasi pribadi akan memproses data yang dijelaskan dalam pemberitahuan dan/atau menyediakan informasi tambahan sesuai peraturan yang berlaku.
- Guna mematuhi peraturan yang berlaku dan melindungi hak-hak serta kepentingan kami. Sebagai contoh, kami dapat mengungkap informasi pribadi Anda jika kami menganggap pengungkapan tersebut secara wajar diperlukan guna memenuhi peraturan, melindungi hak, harta benda, atau kepentingan kami atau pihak lain, atau mencegah kecurangan atau penyalahgunaan.
Jika kami mentransfer informasi pribadi Anda, kami akan memberlakukan langkah perlindungan yang sesuai sehingga transfer dapat dilaksanakan sesuai undang-undang dan peraturan yang berlaku tentang perlindungan data. Guna memastikan tingkat perlindungan yang maksimal atas informasi pribadi Anda, Pax8 dapat membuat perjanjian transfer data bersama penerima pihak ketiga.
Hubungi kami jika Anda menginginkan informasi lebih lanjut tentang mekanisme spesifik yang selama ini kami gunakan untuk mentransfer informasi pribadi Anda.
Keamanan data
Kami telah menerapkan langkah keamanan yang sesuai untuk mencegah informasi pribadi Anda hilang, digunakan, atau diakses tanpa sengaja dengan cara yang tidak sah, diubah, ataupun diungkap. Selain itu, kami juga membatasi akses ke informasi pribadi Anda untuk karyawan, agen, kontraktor, dan pihak ketiga yang perlu tahu saja. Mereka hanya akan memproses informasi pribadi Anda atas perintah kami dan terikat oleh kewajiban untuk merahasiakan.
Kami memberlakukan prosedur untuk menghadapi dugaan pelanggaran keamanan data dan akan memberi tahu Anda dan regulator yang berwenang adanya dugaan pelanggaran yang mewajibkan kami untuk secara hukum memberitahukannya.
Transfer internasional
Informasi pribadi Anda akan disimpan pada server yang berada di Amerika Serikat, Kerajaan Inggris, atau Wilayah Ekonomi Eropa.
Jika diwajibkan oleh peraturan yang berlaku, persetujuan Anda atas transfer data Anda ke luar negara tempat tinggal Anda akan diminta sebagai bagian dari lamaran Anda.
Sebagai organisasi internasional, personel berwenang dapat mengakses data Anda di negara mana pun tempat kami beroperasi. Oleh karena itu, mungkin diperlukan untuk melakukan transfer atas detail Anda ke anggota grup kami yang berada di negara yang tidak memiliki undang-undang perlindungan data atau privasi seketat yang berlaku di negara Anda. Kami mungkin juga perlu mentransfer data Anda ke penyedia layanan pihak ketiga yang berada di negara lain.
Ke mana pun tujuan transfer data pribadi Anda, kami akan menerapkan langkah perlindungan yang sesuai sehingga data Anda diperlakukan dengan aman dan sesuai peraturan yang berlaku. Untuk individu di Wilayah Ekonomi Eropa dan Kerajaan Inggris, ini umumnya berarti membuat Perjanjian Kontrak Standar dengan penerima data Anda yang berada di negara yang tidak dikenal memiliki undang-undang perlindungan data yang memadai. Informasi terperinci lain tentang langkah perlindungan ini dapat diperoleh dari DPO dengan detail kontak berikut.
Berapa lama kami menyimpan data pribadi Anda
Kami akan menyimpan informasi pribadi Anda tidak lebih lama daripada yang diperlukan guna melaksanakan kewajiban kami atau guna mencapai tujuan pengumpulan informasi tersebut, atau sepanjang diperbolehkan oleh undang-undang yang berlaku. Kecuali diwajibkan atau dilarang oleh peraturan, kami dapat menyimpan informasi pribadi pelamar kerja yang tidak diterima hingga empat bulan setelah keputusan rekrutmen. Dalam kasus tertentu, Anda dapat mengizinkan kami menyimpan informasi pribadi Anda lebih lama jika Anda ingin dipertimbangkan untuk lowongan yang akan datang.
Jika lamaran kerja Anda diterima, informasi pribadi yang dikumpulkan selama proses rekrutmen akan ditransfer ke berkas personel Anda dan disimpan selama Anda bekerja. Lama penyimpanan data Anda akan diberitahukan kepada Anda dalam kebijakan privasi karyawan.
Anda mungkin memiliki hak tertentu terkait Informasi Pribadi Anda, berdasarkan undang-undang perlindungan data setempat. Bergantung pada peraturan yang berlaku, hak-hak ini dapat mencakup hak untuk:
- Mengakses Informasi Pribadi Anda yang ada pada kami
- Tahu lebih banyak tentang cara kami memproses Informasi Pribadi Anda
- Mengoreksi Informasi Pribadi yang tidak akurat dan, mempertimbangkan tujuan pemrosesan Informasi Pribadi, memastikan informasi tersebut lengkap.
- Menghapus atau membuang Informasi Pribadi Anda
- Membatasi pemrosesan Informasi Pribadi Anda oleh kami
- Mentransfer Informasi Pribadi Anda ke pengendali lain, sepanjang dimungkinkan
- Berkeberatan terhadap pemrosesan Informasi Pribadi Anda oleh kami
- Menolak Informasi Pribadi Anda diungkap kepada pihak ketiga tertentu
- Tidak terikat oleh keputusan yang diambil semata berdasarkan pemrosesan otomatis, termasuk pembuatan profil, yang menimbulkan dampak hukum (“Pengambilan Keputusan Otomatis”);
- Menarik kembali persetujuan yang Anda berikan kapan saja (sepanjang kami mendasarkan pemrosesan atas persetujuan), tanpa mengurangi keabsahan pemrosesan berdasarkan persetujuan tersebut sebelum ditarik kembali; dan
- Tidak mengalami diskriminasi karena melaksanakan hak-hak Anda seperti dijelaskan di atas.
Jika Anda ingin membaca, memverifikasi, atau meminta penghapusan informasi pribadi Anda, berkeberatan terhadap pemrosesan informasi pribadi Anda, atau meminta kami mentransfer salinan informasi pribadi Anda ke pihak lain, hubungi [email protected]
Hak untuk menarik kembali persetujuan Anda
Saat melamar untuk peran ini, Anda memberi kami izin untuk memproses informasi pribadi Anda untuk tujuan pelaksanaan rekrutmen. Anda berhak menarik kembali persetujuan Anda atas pemrosesan untuk tujuan tersebut kapan saja. Untuk menarik kembali persetujuan Anda, hubungi [email protected]. Setelah menerima pemberitahuan bahwa Anda telah menarik persetujuan Anda, kami tidak akan lagi memproses lamaran Anda, dan, sesuai kebijakan penyimpanan kami, akan menyingkirkan informasi pribadi Anda secara aman.
Cara menghubungi kami
Pax8 telah menunjuk Data Protection Officer dan Perwakilan Uni Eropa. Untuk melaksanakan hak-hak Anda terkait informasi pribadi atau jika Anda punya pertanyaan tentang Kebijakan Privasi ini atau praktik privasi kami, mohon isi formulir ini, email kami melalui [email protected], hubungi kami di nomor 1-855-884-PAX8 (7298), atau kirim surat kepada kami pada alamat:
Attn.: Data Protection Officer
Pax8, Two the Distillery
2 Avon Street
Bristol BS2 0GR, UK
[email protected]
Attn.: Perwakilan Uni Eropa
Pax8 Deutschland GmbH
Schumannstraße 27
60325 Frankfurt am Main
Germany
[email protected]
Saat menghubungi kami, sebutkan negara dan/atau negara bagian tempat Anda berdomisili.
Kami berkomitmen bekerja sama dengan Anda untuk memperoleh solusi yang adil atas segala keluhan atau keberatan tentang privasi. Akan tetapi, jika menurut Anda kami tidak dapat membantu dengan keluhan atau keberatan Anda, dan Anda berada di Wilayah Ekonomi Eropa atau Kerajaan Inggris, Anda berhak mengajukan keluhan ke otoritas pengawas yang berwenang. Jika Anda bekerja atau tinggal di negara yang merupakan anggota Uni Eropa atau berada di Wilayah Ekonomi Eropa, Anda dapat menemukan informasi kontak otoritas perlindungan daya yang berwenang di situs web berikut.