Avis de confidentialité des candidats à l’emploi chez Pax8

Nous pouvons recueillir des données à caractère personnel (y compris des catégories spéciales/des données sensibles et des données à caractère personnel relatives à des condamnations pénales) que vous soumettez à l’appui d’une candidature à un poste chez nous.

Lorsque vous postulez à un emploi chez Pax8, nous pouvons recueillir et traiter les renseignements suivants vous concernant :

• Vos données d’identification, par ex., votre nom, votre adresse, votre date de naissance, votre sexe et vos coordonnées, y compris votre adresse électronique et votre numéro de téléphone.
• Les détails de vos qualifications, compétences, expérience, formation et antécédents professionnels, y compris votre capacité à répondre aux exigences du poste.
• Les renseignements sur votre rémunération actuelle, y compris vos droits aux prestations dans la mesure autorisée par la législation applicable.
• La preuve de votre droit au travail.
• Les données que vous soumettez dans les CV, lettres, échantillons d’écriture ou autres documents écrits nécessaires à l’évaluation de l’emploi.
• Les données générées par les intervieweurs et les recruteurs sur la base des interactions qu’ils ont avec vous.
• Les numéros d’assurancesociale.
• L’appartenance à un syndicat ou à une association professionnelle ou commerciale.
• Le statut en matière d’immigration et les permis de travail.
• Les renseignements sur votre état de santé, comme un éventuel handicap.

Si cela s’avère approprié et pertinent pour l’emploi auquel vous postulez, nous pouvons procéder à des vérifications d’antécédents, y compris des vérifications d’antécédents criminels, dans la mesure autorisée par la législation applicable. Les vérifications d’antécédents sont effectuées conformément à la législation applicable.

Nous n’avez aucune obligation légale ou contractuelle de fournir vos données à caractère personnel à Pax8 au cours du processus de recrutement. Toutefois, si vous ne fournissez pas ces informations, nous pourrions ne pas être en mesure de traiter votre demande correctement, voire nous trouver dans l’impossibilité totale de le faire.

Nous collectons des données à caractère personnel sur les candidats à partir des sources suivantes :

• Vous, le candidat.
• Les employés actuels de Pax8 qui vous recommandent ou vous désignent pour un poste chez nous.
• Les agences de recrutement.
• Les autorités gouvernementales (comme les autorités fiscales locales).
• Les personnes désignées par vos soins à qui vous avez demandé de nous fournir des références.
• Lorsque la loi l’autorise, les fournisseurs tiers de services de vérification des antécédents, les agences de référence de crédit, les agences de prévention de la fraude, les agences de vérification des sanctions et des condamnations pénales; et
• Lorsque la loi le permet, d’autres sources accessibles au public, telles que les sites de réseaux de médias sociaux (comme LinkedIn, Instagram et Twitter).

Nous pouvons traiter des données à caractère personnel dans les cas suivants :

Veuillez noter que la liste des activités de traitement figurant dans cette section n’est pas exhaustive. Elles illustrent les différents types de traitement que nous pouvons réaliser. Veuillez contacter le DPD de Pax8 si vous souhaitez savoir si nous traitons vos données pour une finalité spécifique non mentionnée dans cette section.

Si vous ne fournissez pas de données à caractère personnel

Si vous ne fournissez pas les renseignements demandés et nécessaires à l’examen de votre candidature (comme des preuves de vos qualifications ou de vos antécédents professionnels), nous ne serons pas en mesure de traiter votre candidature avec succès.

Comment nous utilisons les catégories spéciales ou les données à caractère personnel sensibles

Nous traitons des catégories spéciales de données à caractère personnel ou des données à caractère personnel sensibles pour :

• Remplir les obligations qui nous incombent, afin d’exercer les droits spécifiques de Pax8 et les vôtres, qui sont imposés par la législation du travail;
• Établir, introduire ou défendre des actions en justice; et
• Dans le cas de données à caractère personnel concernant votre santé physique ou mentale, permettre à Pax8 d’évaluer votre capacité de travail et de prendre des décisions à des fins de santé au travail.

Prise de décision automatisée

Actuellement, Pax8 ne prend aucune décision dans le cadre du processus d’embauche en utilisant des moyens automatisés. Si nous apportons un changement significatif à la manière dont nous traitons vos données à caractère personnel, nous vous en informerons et pourrons également modifier le présent avis de confidentialité.

Manière dont nous pouvons partager vos données à caractère personnel avec des tiers

Nous pouvons partager de vos données à caractère personnel :

• En interne, avec notre société mère, nos sociétés affiliées, nos filiales et d’autres unités commerciales et départements de Pax8, pour le processus de recrutement et de sélection des emplois. Il peut s’agir, par exemple, des membres de l’équipe responsable des ressources humaines et du recrutement, des personnes chargées des entretiens dans le cadre du processus de recrutement, des managers du domaine d’activité concerné par le poste vacant et du personnel informatique si l’accès aux données est nécessaire à l’accomplissement de leur mission.
• Avec des tiers, y compris des tiers situés aux États-Unis, que nous engageons pour fournir des services, comme l’hébergement, l’assistance et la maintenance de toute plateforme de recrutement. Ces prestataires de services sont soumis à des obligations contractuelles strictes en matière de traitement des données et n’utilisent pas les données à leurs fins, mais les traitent uniquement en notre nom et conformément à nos instructions.
• Si nous vous soumettons une offre d’emploi, nous pouvons contacter d’anciens employeurs pour obtenir des références (si nous avons un intérêt raisonnable à vérifier vos informations et si cela est nécessaire à des fins de vérification ou si vous nous avez autorisés à contacter votre ancien employeur) et des fournisseurs de services de vérification des antécédents professionnels pour obtenir toutes les vérifications nécessaires, dans la mesure où ces vérifications sont autorisées par le droit applicable et nécessaires pour évaluer votre aptitude à occuper le poste/emploi pour lequel vous postulez.
• Si nous sommes impliqués dans une réorganisation, une fusion, une acquisition ou une vente de tout ou partie de nos actifs, auquel cas nous pouvons divulguer vos données à caractère personnel au vendeur ou à l’acheteur potentiel (et/ou à ses conseillers). Le destinataire des données à caractère personnel les traitera comme décrit dans le présent avis et/ou fournira un avis supplémentaire conformément à la loi applicable.
• Respecter la législation applicable ou protéger nos droits et nos intérêts. Nous pouvons, par exemple, divulguer vos données à caractère personnel si nous déterminons qu’une telle divulgation est raisonnablement nécessaire pour se conformer à la loi, protéger nos droits, nos biens ou nos intérêts ou ceux d’autres personnes, ou pour prévenir la fraude ou les abus.

Si nous transférons vos données à caractère personnel, nous mettrons en place des garanties appropriées pour veiller à ce que ce transfert soit effectué dans le respect des lois et réglementations applicables en matière de protection des données. Pour garantir ce niveau de protection de vos données à caractère personnel, Pax8 peut avoir recours à un contrat de transfert de données avec le tiers destinataire.

Veuillez communiquer avec nous si vous souhaitez obtenir de plus amples renseignements sur le mécanisme spécifique que nous avons utilisé pour transférer vos données à caractère personnel.

Sécurité des données

Nous avons mis en place des mesures de sécurité appropriées pour éviter que vos données à caractère personnel ne soient accidentellement perdues, utilisées ou consultées de manière non autorisée, modifiées ou divulguées. En outre, nous limitons l’accès à vos données à caractère personnel aux employés, agents, sous-traitants et autres tiers qui ont besoin d’en prendre connaissance pour des raisons professionnelles. Ils ne traiteront vos données à caractère personnel que sur nos instructions et sont soumis à un devoir de confidentialité.

Nous avons mis en place des procédures pour faire face à toute suspicion de violation de la sécurité des données et nous vous notifierons ainsi qu’à tout régulateur applicable, toute suspicion de violation en cas d’obligation légale de le faire.

Transferts internationaux

Vos données à caractère personnel seront stockées sur des serveurs situés aux États-Unis, au Royaume-Uni ou dans l’EEE.

Lorsque les lois applicables l’exigent, votre consentement au transfert de vos données en dehors de votre pays d’origine sera obtenu dans le cadre de votre candidature.

En tant qu’organisation internationale, le personnel autorisé peut accéder à vos données dans tous les pays où nous sommes actifs. Par conséquent, il peut s’avérer nécessaire de transférer vos coordonnées à des membres de notre groupe situés dans des pays qui peuvent ne pas disposer de lois sur la protection des données ou de la vie privée équivalentes à celles qui s’appliquent dans votre propre pays. Nous pouvons également être amenés à transférer vos données à des prestataires de services tiers situés dans d’autres pays.

Quel que soit l’endroit où vos données à caractère personnel sont transférées, nous mettrons en place des garanties appropriées pour veiller à ce qu’elles soient traitées en toute sécurité et conformément à la législation applicable. Pour les personnes résidant dans l’EEE et au Royaume-Uni, cela signifie généralement la conclusion de clauses contractuelles types avec les destinataires de vos données qui sont situés dans des pays non reconnus comme ayant des lois adéquates en matière de protection des données. De plus amples détails concernant ces garanties peuvent être obtenus auprès du DPD dont les coordonnées figurent ci-dessous.

Durée pendant laquelle nous conservons vos données à caractère personnel

Nous conserverons vos données à caractère personnel pendant une durée ne dépassant pas celle nécessaire à l’exécution de nos obligations ou à la réalisation des objectifs pour lesquels les informations ont été collectées, ou pendant la durée autorisée par la législation applicable. Sauf obligation ou interdiction légale contraire, nous pouvons conserver les données à caractère personnel des candidats non retenus pendant une période pouvant aller jusqu’à quatre mois après la décision de recrutement. Dans certains cas, vous pouvez consentir à ce que nous conservions vos données à caractère personnel plus longtemps si vous souhaitez être pris en considération pour des postes futurs.

Si votre candidature est retenue, les données à caractère personnel recueillies au cours de la procédure de recrutement seront transférées dans votre dossier personnel et conservées pendant la durée de votre emploi. Les périodes pendant lesquelles vos données seront conservées vous seront communiquées dans l’avis de confidentialité de l’employé.

Vous pouvez disposer de certains droits relatifs à vos données à caractère personnel, sous réserve des lois locales sur la protection des données. En fonction des lois applicables, ces droits peuvent inclure le droit :

• D’accéder à vos données à caractère personnel que nous conservons
• D’avoir de plus amples renseignements concernant la manière dont nous traitons vos données à caractère personnel
• De rectifier les données à caractère personnel inexactes et, compte tenu de la finalité du traitement des données à caractère personnel, veiller à ce qu’elles soient complètes
• D’effacer ou de supprimer vos données à caractère personnel
• De limiter notre traitement de vos données à caractère personnel
• De transférer vos données à caractère personnel à un autre responsable du traitement, dans la mesure du possible
• De s’opposer à tout traitement de vos données à caractère personnel
• De refuser certaines divulgations de vos données à caractère personnel à des tiers
• De ne pas faire l’objet d’une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé, y compris le profilage, qui produit des effets juridiques (« prise de décision automatisée »);
• De retirer votre consentement à tout moment (dans la mesure où le traitement repose sur le consentement), sans que cela n’affecte la légalité du traitement fondé sur ce consentement avant son retrait; et
• De ne pas faire l’objet de discrimination pour avoir exercé les droits décrits ci-dessus.

Si vous souhaitez examiner, vérifier, corriger ou demander l’effacement de vos données à caractère personnel, vous opposer à leur traitement ou demander que nous transférions une copie de celles-ci à une autre partie, veuillez envoyer un courriel à l’adresse [email protected]

Droit de retrait de votre consentement

Lorsque vous avez postulé à ce poste, vous avez consenti à ce que nous traitions vos données à caractère personnel aux fins de l’exercice de recrutement. Vous avez à tout moment le droit de retirer votre consentement au traitement à ces fins. Pour retirer votre consentement, veuillez envoyer un courriel à l’adresse [email protected]. Une fois que nous aurons reçu la notification du retrait de votre consentement, nous ne traiterons plus votre candidature et, sous réserve de notre politique de conservation, nous détruirons vos données à caractère personnel en toute sécurité.

Comment communiquer avec nous?

Pax8 a nommé un Délégué à la protection des données (DPD) et un représentant de l’UE. Pour exercer vos droits concernant vos données à caractère personnel ou si vous avez des questions concernant le présent avis de confidentialité ou nos pratiques en matière de protection de la vie privée, veuillez remplir ce formulaire, nous envoyer un courriel à l’adresse suivante [email protected], nous téléphoner au 1 855 884-PAX8 (7298), ou nous écrire à l’adresse suivante :

Attn : Data Protection Officer
Pax8, Two the Distillery
2 Avon Street
Bristol BS2 0GR, Royaume-Uni
[email protected]

Attn: Représentant de l’UE
Pax8 Deutschland GmbH
Schumannstraße 27
60325 Frankfurt am Main
Allemagne
[email protected]

Lorsque vous communiquez avec nous, veuillez indiquer votre pays et/ou état de résidence.

Nous nous engageons à collaborer avec vous pour obtenir une résolution équitable de toute plainte ou préoccupation concernant la protection de la vie privée. Toutefois, si vous estimez que nous n’avons pas été en mesure de répondre à votre plainte ou à votre préoccupation, et que vous êtes situé dans l’Espace économique européen ou au Royaume-Uni, vous avez le droit de déposer une plainte auprès de l’autorité de contrôle compétente. Si vous travaillez ou résidez dans un pays membre de l’Union européenne ou de l’EEE, vous trouverez les coordonnées de l’autorité de protection des données compétente sur le site Web suivant.